Pekerjaan Administrasi Perkantoran

Apa Fungsi Administrasi Perkantoran?

Menurut Quible (2001) ada lima jenis fungsi pendukung administratif di perkantoran, yaitu fungsi rutin, teknis, analisis, interpersonal, dan manajerial. Berikut ini merupakan  uraian fungsi administrasi perkantoran tersebut.

Fungsi rutin ialah fungsi administrasi yang memerlukan pemikiran dan keterampilan, yang setidaknya meliputi pengarsipan dan penggandaan barang perusahaan

Fungsi kedua yaitu fungsi teknis yang memerlukan pendapat, keputusan, serta keterampilan perkantoran yang mumpuni bagi para administrator

Fungsi ketiga yaitu fungsi analisis yang memerlukan cara berpikir kritis dan kreatif serta kemampuan mengambil suatu keputusan secara cepat dan tepat.

Administrative Assistant

Administrative Assistant merupakan salah satu karier yang membutuhkan skill administrasi perkantoran. Sebab, posisi ini bertugas membantu Manajer dalam mengelola tugas-tugas penyusunan file, presentasi, hingga pengaturan jadwal dan koordinasi rapat.

Virtual Assistant menjadi salah satu pekerjaan administratif yang populer belakangan ini. Posisi ini bertanggung jawab dalam menjadwalkan pertemuan, mengelola email atau dokumen perusahaan, hingga membantu dalam tugas-tugas administratif lainnya.

Inventory Associate bertugas mengawasi bahan/produk untuk menjaga produksi dan penjualan perusahaan berjalan lancar. Petugas inventaris ini biasanya juga berfokus pada pekerjaan administratif seperti mengelola data inventaris, mengoordinasikan pengiriman barang, dan menyusun laporan stok.

Karier lainnya yang membutuhkan skill administrasi perkantoran ialah Admin HR. Umumnya, Admin HR akan bertugas dalam membantu divisi human resource development, seperti pengelolaan data kompensasi, data karyawan, hingga proses rekrutmen karyawan.

Selain Admin HR, kamu juga bisa berkarier sebagai Admin Gudang. Posisi ini bertanggung jawab dalam mengelola data persediaan barang, termasuk mengatur penerimaan dan pengirimannya. Selain itu, terkadang juga menjadi kunci dalam menjaga supply chain perusahaan agar tetap berjalan lancar.

Selanjutnya ada karier sebagai Sekretaris. Yup, pekerjaan ini tentu saja membutuhkan skill administrasi perkantoran. Sebab, sekretaris umumnya bertugas dalam mengelola korespondensi, mempersiapkan dokumen, menjawab telepon, atau tugas administratif lain yang mendukung eksekutif atau manajer.

General Affair merupakan salah satu pekerjaan administratif pada bidang pengelolaan fasilitas dan kesejahteraan karyawan. Tugasnya mencakup manajemen aset perusahaan, pengelolaan inventaris kantor, hingga memastikan urusan operasionalnya.

Entri data pada perusahaan

Tugas selanjutnya yang penting diterapkan di setiap kantor untuk pekerjaan ini biasanya adalah masalah entri data atau rekap data. Data transaksi dari para pelanggan, data konsumen, serta informasi lainnya yang akan direkapitulasi. Namun, tidak semuanya di rekap sendirian. Jika perusahaan sudah mempunyai divisi lain, seperti divisi gudang, tugas admin office biasanya hanya sebuah rekap bahwa divisi lain sudah diusahakan.

Seorang yang bertugas sebagai administrasi kantor wajib memiliki ketelitian yang mendalam. Data-data seperti alamat, nomor telepon, dan lainnya harus direkap ulang untuk mempermudah saat pencarian.

Tugas terakhir, supaya data bisa dikelola dengan baik dan mudah, maka data tersebut harus diarsipkan. Ini juga menjadi tugas administrasi kantor. Hal ini memungkinkan data dokumen dan semuanya terkelola dengan baik.

Manajemen Administrasi Perkantoran (Edisi Revisi) (2018) karya Ida Nuraida

Buku yang ditulis oleh Ida Nuraida ini menyajikan berbagai informasi yang diperlukan untuk pengelolaan administrasi kantor. Buku ini ditulis untuk dipergunakan di perguruan tinggi pada Program Diploma dan perguruan tinggi yang memiliki jurusan Administrasi.

Rekomendasi Buku tentang Administrasi Perkantoran

Berikut ini beberapa bacaan tentang Administrasi Perkantoran. di antaranya:

Tujuan Administrasi Perkantoran

Seperti yang telah disinggung sebelumnya, tujuan dari admin kantor adalah agar tujuan perusahaan bisa tercapai secara efisien dan efektif, dan bisa memenuhi syarat dari hal ekonomi, teknis, dan juga psikologis.

Tujuan administrasi perkantoran secara lengkap adalah sebagai berikut:

Baca juga: PMTK dalam PHK Karyawan, Ini Pengertian dan Ketentuannya!

Pengaturan Jadwal dan Rapat

Apa Sih Tugas Dari Administrasi Perkantoran?

WH Evans seorang pakar administrasi perkantoran menyebutkan bahwa tugas administrasi perkantoran ialah sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan mengarahkan semua tahapan operasi perusahaan mengenai penggunaan informasi, memori, serta komunikasi organisasi.

Lalu apa sih tugas administrasi perkantoran yang utama? Jadi, tugasnya yaitu melakukan rekapitulasi data, mengelola dokumen, dan menyimpan dokumen dengan terstruktur. Dari tugas utama ini, kita bisa menurunkan beberapa tugas administrasi perkantoran yang meliputi:

Apa Prospek Kerja, Profesi, dan Karier Lulusan Administrasi Perkantoran?

Bahkan, sejak jenjang SMK, lulusan Jurusan Administrasi Perkantoran mempunyai prospek yang cerah di dunia kerja. Apa saja sih prospek kerja dan tugasnya? Berikut di antaranya:

Prospek kerja Administrasi Perkantoran yaitu menjadi seorang sekretaris yang bertugas memfilter informasi seputar bisnis bagi pimpinan, termasuk juga sebagai pihak perekam sampai pengingat berbagai kegiatan pimpinan dalam perusahaan.

Bagaimana Jika Belajar di Jurusan Administrasi Perkantoran?

Setelah menyimak pengertian administrasi perkantoran, apakah Grameds tertarik untuk belajar di Jurusan Administrasi Perkantoran? Jurusan ini sebenarnya ada di SMK, ada juga di Program Vokasi (D-3) dan tentu saja pada strata Sarjana (S-1).

Di Jurusan Administrasi Perkantoran, kita akan belajar mengenai pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan di suatu organisasi, baik di perusahaan atau kantor. Tugas administrasi perkantoran yang akan kita pelajari di Jurusan Administrasi Perkantoran sebagai contoh manajemen kearsipan, korespondensi, teknologi informasi, dan tentu saja masih banyak lagi.

Segala hal yang kita pelajari di Jurusan Administrasi Perkantoran membekali kita dengan kemampuan manajerial, komunikasi, mengelola organisasi, berpikir strategis, bahkan pengetahuan matematika. Mahasiswa jurusan Administrasi Perkantoran nantinya akan belajar mata kuliah khusus seperti Mengetik Elektronik, Stenografi, Praktek Komputer, Praktik Mengetik dan Simulasi Kantor, Manajemen Komplain, dan berbagai macam mata kuliah Administrasi Perkantoran yang lain.

Siswa di Jurusan Administrasi Perkantoran di SMK juga belajar tentang bagaimana sikap, cara berpakaian, keterampilan berkomunikasi melalui telepon, dan lain-lain. Lulusan SMK Jurusan Administrasi Perkantoran banyak yang kemudian bekerja atau juga memilih melanjutkan kuliah di Jurusan Administrasi Perkantoran pada Program Vokasi (D-3) dan Sarjana (S-1).